Aristotl (ondernemingsnummer 1018.326.784) met maatschappelijke zetel te Entrepotkaai 2, 2000 Antwerpen is verantwoordelijk voor deze privacybeleid. Vragen of opmerkingen? Bereik ons via  info@askaristotl.ai

1. Inleiding

Aristotl hecht groot belang aan de privacy van haar gebruikers. Dit privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken, beschermen en beheren in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Door gebruik te maken van onze webapplicatie gaat u akkoord met dit privacybeleid.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Aristotl is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Contactgegevens:  info@askaristotl.ai

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Aristotl verwerkt uw persoonsgegevens omdat u deze zelf aan ons verstrekt om gebruik te maken van onze diensten. Zo zullen wij persoonsgegevens verkrijgen via onze website.

Tijdens de Beta-fase verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: Naam, voornaam, e-mailadres.
• Studiegerelateerde informatie: Studierichting en -jaar.
• Gebruiksgegevens: Technische informatie zoals IP-adressen en apparaatinstellingen (via essentiële cookies, zie sectie 9).
• Feedback: Eventuele anonieme feedback verstrekt via enquêtes of direct via de applicatie.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Om toegang te verlenen tot de webapplicatie;
• Voor onderhoud en optimalisatie van de webapplicatie tijdens de Beta-fase;
• Onze website presenteren op de wijze die voor u en uw apparaat het meest efficiënt is;
• Reageren op uw vragen en verzoeken;
• Informeren over producten en/of diensten van Aristotl;
• Beheren van relaties met onze gebruikers;
• Beoordelen en verbeteren van onze diensten, onze systemen en onze website.
• Verwerken van persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• Alle activiteiten om de continuïteit en de verkoop van de diensten van Aristotl te ondersteunen en te bevorderen;
• Verzenden van advertenties en e-mailberichten in het kader van direct marketing. U kan steeds kiezen om in de toekomst geen verdere marketingberichten meer te ontvangen;
• Voor het verzamelen van anonieme feedback ter verbetering van onze diensten;
• Voor essentiële communicatie, zoals feedbackverzoeken via e-mail.

De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van bovenstaande doelen is toegestaan door de Algemene Verordening Gegevensbescherming omwille van volgende redenen:

• De verwerking kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting die rust op Aristotl;
• De verwerking kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Aristotl;
• De verwerking is rechtmatig indien deze noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Aristotl, behalve wanneer uw belangen zwaarder wegen dan de belangen van Aristotl;

In bepaalde gevallen zal Aristotl overgaan tot verwerking dankzij uw toestemming voor de hiervoor omschreven doeleinden, voor zover dit in lijn ligt met de relatie tussen u en Aristotle. Hierbij is het belangrijk te vermelden dat de verleende toestemming, bv. voor uw e-mailadres en het gebruik ervan voor het verzenden van onze nieuwsbrief, op elk moment kan ingetrokken worden bv. via de link “uitschrijven” onderaan elke nieuwsbrief.

5. Geautomatiseerde besluitvorming

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profilering en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

6. Bewaartermijnen

6.1. Persoongsgegevens: Aristotl bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we uw gegevens gebruiken of niet langer dan strikt nodig is om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. De uiteindelijke bewaarperiode zal dus steeds afhangen van de van toepassing zijnde wetgeving en het respectievelijke doel waarvoor uw gegevens verwerkt worden.

6.2. Feedbackgegevens: Feedback wordt anoniem gemaakt en kan onbeperkt worden bewaard.

7. Aansprakelijkheid

Aristotl kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit het gebruik van onze website, onze diensten en/of de verwerking van uw persoonsgegevens. U stelt ons geheel schadeloos en vrijwaart ons voor alle schade, kosten, uitgaven en verliezen die hier eventueel uit zou voortvloeien.

Indien en voor zover Aristotl toch op enigerlei wijze aansprakelijk mocht zijn, dan is de aansprakelijkheid voor indirecte schade in elk geval uitgesloten. Iedere eventuele aansprakelijkheid is bovendien beperkt tot een bedrag van € 500,- per gebeurtenis. Verder zal onze aansprakelijkheid hoe dan ook nooit meer bedragen dan hetgeen door onze verzekering wordt uitgekeerd.

8. Uw rechten volgens de AVG

Als gebruiker heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.
• Recht op correctie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen (recht om vergeten te worden).
• Recht op beperking van verwerking: U kunt ons vragen om bepaalde verwerkingen te beperken.
• Recht op bezwaar: U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.
• Recht van intrekking van de toestemming: Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

Voor het uitoefenen van uw rechten kan u ons contacteren per brief of per mail via het mailadres ben.bauwens@edu.vlerick.com.  Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan,  zijn wij verplicht uw identiteit na te gaan en vragen wij u een kopie van de voorkant van uw  identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen.  Maak in deze kopie uw pasfoto en MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort) zwart. Deze kopie zal onmiddellijk worden vernietigd na verificatie van uw identiteit. Dit ter bescherming van uw privacy.

We reageren zo snel mogelijk en zeker binnen de vier weken na uw verzoek.

U hebt bovendien het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

9. Cookies en tracking

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoeken van websites op je computer kunnen worden bewaard. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen, zoals bijvoorbeeld je taalvoorkeur voor een website. Wanneer je onze website later opnieuw bezoekt, wordt deze cookie opnieuw verstuurd naar de website. Op die manier herkent de website jouw browser en kan bijvoorbeeld je taalvoorkeur worden onthouden.

Waarom gebruiken we cookies?

• Aristotl gebruikt vier soorten cookies voor zowel functionele als analytische doeleinden:
• Noodzakelijke cookies dienen om een website vlot bruikbaar te maken, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken.
• Functionele cookies zorgen ervoor dat een website informatie kan onthouden die van invloed is op het gedrag en de vormgeving van de website, zoals de taal van uw voorkeur of de regio waar u woont. Zonder deze cookies krijg je de standaard versie van de website te zien.
• Performantie cookies helpen eigenaars van websites begrijpen hoe bezoekers hun website gebruiken, door anoniem gegevens te verzamelen en te rapporteren.
• Personalisatie cookies zorgen ervoor dat we inhoud en advertenties afstemmen op jouw voorkeuren en surfgedrag op onze websites en zo relevanter maken voor de individuele gebruiker. Zonder deze cookies zie je een standaard versie van de website en een standaard reclame-aanbod.

Hoe zie ik welke cookies op mijn toestel geplaatst zijn?

Als je wil weten welke cookies op jouw toestel zijn geplaatst dan kan je hiervoor een instelling in je browser gebruiken. Via de links hieronder vind je meer uitleg over hoe je dit moet doen.

Hoe verwijder ik cookies?

Als je wil weten welke cookies op jouw toestel kan verwijderen, dan kan je hiervoor een instelling in je browser gebruiken. Via de links hieronder vind je meer uitleg over hoe je dit moet doen.

Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-verwijderen-gegevens-wissen-websites-opgeslagen
Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=nl
Safari: https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=nl_NL
Internet Explorer: https://support.microsoft.com/nl-be/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

10. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen:

• Versleuteling van gegevens tijdens transmissie (HTTPS).
• Beperkte toegang tot gegevens, alleen voor geautoriseerd personeel.
• Regelmatige audits van onze beveiligingsprotocollen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan meteen contact via ben.bauwens@edu.vlerick.com .

11. Procedure bij datalekken

Aristotl neemt de beveiliging van persoonsgegevens uiterst serieus en heeft een intern proces om datalekken te identificeren, te rapporteren en te verhelpen. In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) hanteren wij de volgende procedure bij een datalek:

Identificatie en analyse:

• Bij een vermoeden van een datalek wordt onmiddellijk een onderzoek gestart om de aard en omvang van het lek vast te stellen.
• Onder een datalek verstaan wij elke inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot persoonsgegevens.

Melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

• Indien het datalek een risico vormt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, meldt Aristotl dit binnen 72 uur na ontdekking aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.
• Indien niet alle details binnen 72 uur beschikbaar zijn, wordt een voorlopige melding gedaan, waarna aanvullende informatie zo snel mogelijk wordt verstrekt.

Melding aan betrokkenen:

• Indien het datalek een hoog risico vormt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, zal Aristotl de betrokkenen zonder onredelijke vertraging op de hoogte stellen.
• De melding aan betrokkenen bevat:
• Een beschrijving van de aard van het datalek.
• De contactgegevens van de verantwoordelijke persoon of functionaris die meer informatie kan verstrekken.
• De mogelijke gevolgen van het datalek.
• De maatregelen die zijn getroffen of worden voorgesteld om de gevolgen van het datalek te beperken.

Preventieve maatregelen:

• Aristotl zal waar nodig aanvullende technische en organisatorische maatregelen treffen om herhaling van het datalek te voorkomen.

Documentatie:

• Alle datalekken, ongeacht of deze aan de GBA of betrokkenen moeten worden gemeld, worden gedocumenteerd in een intern register. Dit register bevat de feiten, de gevolgen en de genomen corrigerende maatregelen.

12. Delen van gegevens

Uw gegevens worden niet gedeeld met externe partijen of derde dienstverleners, behoudens indien en voor zover:

• Aristotl daartoe op grond van de wetgeving is gerechtigd en/of wordt verplicht, dan wel door een overheidsinstantie of rechtshandhavingsautoriteit wordt verzocht;
• Dit naar oordeel van Aristotl noodzakelijk is om haar rechten en/of eigendom te beschermen, dan wel om een misdrijf te voorkomen en/of de staatsveiligheid of veiligheid van haar werknemers te beschermen, dan wel bevorderlijk is om de continuïteit en de verkoop van de diensten van Aristotl te ondersteunen en/of te bevorderen.

Om u de beste diensten en/of mogelijkheden aan te bieden, is het soms vereist om uw persoonsgegevens aan een verwerker te verstrekken om bepaalde taken namens ons uit te voeren. Deze verwerkers zullen enkel toegang hebben tot de persoonsgegevens die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Verder mag de verwerker deze gegevens niet gebruiken voor enig ander doel dan waarvoor deze gegevens zijn verkregen. Aristotl sluit met elke verwerker  een verwerkingsovereenkomst af. Hierdoor kan Aristotl verzekeren dat elke verwerker het vereiste niveau van gegevensbescherming biedt en enkel gegevens verkrijgt die noodzakelijk zijn om de afgesproken diensten te verstrekken.

13. Feedback en enquêtes

Eventuele feedback die tijdens de Beta-fase wordt verzameld, wordt anoniem gemaakt en gebruikt om de functionaliteiten van de webapplicatie te verbeteren. Persoonsgegevens worden niet gekoppeld aan feedback.

14. Internationale gegevensoverdracht

Aristotl zal uw persoonsgegevens enkel naar landen buiten de Europese Unie sturen wanneer de Europese Commissie van oordeel is dat daar een voldoende niveau van bescherming wordt geboden en deze landen voorkomen in de lijst van derde landen die de Europese Commissie heeft goedgekeurd.

Wanneer dit niet het geval is, zal Aristotl erop toezien dat het land of de internationale organisatie de nodige veiligheidsmaatregelen heeft genomen om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.

15. Wijzigingen

In geval van wijzigingen aan deze privacyverklaring zullen wij dit steeds publiceren op de website van Aristotl. Alle wezenlijke wijzigingen zullen door passende kennisgevingen gepubliceerd worden op deze website of via andere communicatiekanalen.

16. Contact en klachten

Voor vragen of klachten over de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen via:E-mail: ben.bauwens@edu.vlerick.com

Belangrijke opmerkingen voor gebruikers

• Wij verzoeken gebruikers geen gevoelige persoonlijke informatie (zoals medische gegevens of bankgegevens) te delen via de webapplicatie.
• Uploads en berichten via de webapplicatie worden uitsluitend tijdelijk verwerkt (90 dagen maximum) en vallen onder strikte beveiliging.